En pleno siglo XXI, todo el mundo habla de digitalizar los negocios, pero cuando decidas empezar esa transformación, no significa que tengas que cambiar de golpe la forma en que trabajas.
Si eres dueño de PYMEs, no es factible cambiar la totalidad de tus procesos de un día para otro, porque eso, más que beneficiar, traerá un caos empresarial, así que lo más sano y práctico es ir paso a paso: identifica qué tareas están siendo difíciles en tu día a día y empieza justo por ahí, buscando una herramienta que te dé un respiro y solución al problema.
Tener un mapa de ruta bien pensado te ayuda a priorizar sin abrumarte porque la idea es que cada nueva tecnología te haga el día a día más fácil y le vaya abriendo camino a tu negocio para crecer sin tropiezos. Te dejamos este roadmap para que sea tu guía en el paso de la digitalización.
1. Identificar qué procesos pueden mejorarse
Antes de contratar cualquier software, analiza de manera objetiva cómo se trabaja actualmente en tu negocio. Planteate estas preguntas:
¿Cuánto tiempo se está dedicando a elaborar facturas? ¿Dónde se guardan los documentos? ¿Cómo se controla la información de los clientes? ¿La nómina se prepara de forma manual? ¿Qué podríamos mejorar?
Las anteriores preguntas te van a marcar una dirección para detectar los procesos que generan más trabajo repetitivo o en los que es más fácil cometer errores porque, en definitiva, no todas las áreas necesitan digitalizarse al mismo tiempo.
En una pyme, siempre hay que comenzar por los procesos administrativos que se realizan con mayor frecuencia.
2. Empezar por la facturación
La facturación suele ser de las primeras cosas que vale la pena digitalizar, sobre todo cuando los clientes aumentan y las operaciones empiezan a multiplicarse. Es ahí donde contar con un sistema para la generacion de facturas ayuda a centralizar todo en un solo lugar y te permite olvidarte de repetir los mismos datos una y otra vez.
Además, tener los comprobantes organizados te ayuda a poder hacer consultas en cualquier momento y, en solo unos minutos, tendrás toda la información sin necesidad de revisar minuciosamente grandes archivos en papel.
Una vez dominado esto, el siguiente gran paso es automatizar los procesos más complicados. Por ejemplo, si tienes que facturar periódicamente a una gran cantidad de clientes, conviene utilizar el facturador masivo de Facturama porque herramientas como estas pueden agilizar por completo la operación de tu negocio.
3. Digitalizar la gestión de nómina
La nómina es otra de esas áreas donde la digitalización es muy importante, porque conforme la plantilla crece, calcular sueldos, registrar datos y preparar cada recibo a mano se hace mucho más complejo y tardado.
Para digitalizar, se puede usar un programa de nómina en línea que ayuda a concentrar todo en un solo sitio, dejando atrás el tener que revisar archivos de Excel distintos y hacer cálculos uno por uno.
Cuando tienes la información organizada, puedes consultar datos con mayor facilidad y reducir los errores derivados de capturas que se repiten constantemente.
4. Centralizar la información
Es verdad que puedes digitalizar procesos por separado, pero el siguiente objetivo de tu empresa siempre debería ser evitar que la información quede dispersa. No es ideal que facturas, datos de clientes, registros de pagos y documentos administrativos estén aislados. Esto no significa necesariamente utilizar una sola plataforma para absolutamente todo, sino procurar que las herramientas sean compatibles entre sí con su forma de trabajar.
Cuando los datos están disponibles y actualizados, resulta más sencillo conocer la situación del negocio y detectar problemas a tiempo, además de que ayuda de manera consistente a decidir sobre problemas que se presenten en el día a día.
5. Automatizar lo que se repite
Una vez que los procesos básicos están digitalizados, hay que buscar oportunidades de automatización, como el poder enviar documentos, generar comprobantes, actualizar registros o realizar determinadas tareas administrativas
6. Medir antes de seguir avanzando
La digitalización no termina cuando se instala una herramienta, ya que siempre hay que verificar si en efecto, está mejorando el trabajo.
Una pyme puede medir cuánto tiempo tarda ahora en facturar, cuántos errores se presentan o cuánto tiempo dedica el personal a determinadas tareas administrativas. Estos datos permiten saber si la inversión está dando resultados y decidir cuál debería ser el siguiente proceso en digitalizarse.
Digitalizar paso a paso
Un roadmap de digitalización no tiene por qué ser un proyecto para grandes empresas ni exigir presupuestos millonarios desde el primer momento. Para la mayoría de las PYMEs, la transformación empieza con algo tan simple como dejar ir esas tablas de Excel infinitas para facturar o administrar.
A partir de ese primer gran paso, tu negocio puede ir avanzando a su ritmo e ir automatizando lo que hace las tareas más pesadas.
Puede ir teniendo la información en un solo lugar y sumando herramientas que se conecten entre sí. Lo verdaderamente importante es que cada avance resuelva un problema real del día a día y logre lo que todos buscamos, que es una administración más ligera, ordenada y lista para crecer sin rodeos.